Gemeente Heusden
De gemeente Heusden werkte met een financieel systeem Coda Financials en Easy Systems, maar voldeed niet meer aan hun behoeften. Ze zochten een toekomstbestendige, efficiënte oplossing die hun financiële processen kon optimaliseren, zonder te beperken aan functionaliteit.
Uitdagingen
- Een strakke deadline, waardoor uitloop geen optie was
- Zorgen dat het nieuwe systeem naadloos aansloot op de behoeften van medewerkers van de gemeente en hun huidige processen
- Een objectieve en transparante leverancierselectie binnen de wet- en regelgeving van Europese aanbestedingen
- De overgang naar een cloudgebaseerd financieel systeem zonder verlies van belangrijke functionaliteiten
Onze aanpak
Een proces opgezet van een combinatie van business consultancy, projectleiding en verandermanagement:
Eisen en wensen van de gemeente in kaart brengen
Via workshops met medewerkers van de gemeente bepaalden we welke functionaliteiten behouden moesten blijven en wat beter moest.
Via workshops met medewerkers van de gemeente bepaalden we welke functionaliteiten behouden moesten blijven en wat beter moest.
Een duidelijke beoordelingsmethodiek ontwikkeld
Samen met de inkoopafdeling stelden we een objectief selectiekader op, waarbij zowel schriftelijke offertes als praktische use case-demonstraties van leveranciers beoordeeld werden.
Samen met de inkoopafdeling stelden we een objectief selectiekader op, waarbij zowel schriftelijke offertes als praktische use case-demonstraties van leveranciers beoordeeld werden.
Strakke projectplanning en implementatie
Na de beoordelingsfase, selecteerden we Unit4 ERPx als nieuw systeem. We startten met de implementatie, met een grote focus op gebruiksvriendelijkheid, adoptie door medewerkers en procesoptimalisatie.
Om dit te garanderen, zorgden we voor opleidingen en betrokkenheid van medewerkers, zodat de overstap soepel verliep.
Na de beoordelingsfase, selecteerden we Unit4 ERPx als nieuw systeem. We startten met de implementatie, met een grote focus op gebruiksvriendelijkheid, adoptie door medewerkers en procesoptimalisatie.
Om dit te garanderen, zorgden we voor opleidingen en betrokkenheid van medewerkers, zodat de overstap soepel verliep.
Verandermanagement en nazorg
Naast de technische implementatie begeleidden we de gemeente in organisatieverandering en adoptie van het nieuwe systeem. We bleven betrokken om samen met de leverancier eventuele verbeteringen door te voeren.
Naast de technische implementatie begeleidden we de gemeente in organisatieverandering en adoptie van het nieuwe systeem. We bleven betrokken om samen met de leverancier eventuele verbeteringen door te voeren.
Resultaat samenwerking
- We konden in 10 maanden succesvol live gaan met het nieuwe ERP-systeem
- Een nieuw systeem dat stabiel en gebruiksvriendelijk is, volledig afgestemd op de behoeften van Heusden
- Medewerkers van de gemeente waren actief betrokken bij het volledige traject, zijn goed opgeleid waardoor adoptie soepel verliep
- Een langdurige samenwerking 🚀
